Reembolso gastos de transporte y alimentación en Nómina

Para aclarar este punto, estamos hablando de un reembolso único realizado a un empleado que, por solicitud de la empresa, tuvo que realizar una diligencia relacionada con sus funciones. Para llevar a cabo dicha actividad, el empleado pagó de su propio bolsillo los gastos de transporte y alimentación. Estos gastos están respaldados por las correspondientes facturas o comprobantes y fueron incurridos en nombre de la empresa, por lo que corresponden a un gasto operacional de la compañía.

El pago realizado al empleado representa únicamente la devolución del dinero que él ya había desembolsado para cubrir esos gastos por cuenta de la empresa. No se trata de un pago adicional por su trabajo, ni de salario, compensación o un beneficio otorgado al empleado.

Es importante distinguir este tipo de reembolso de un beneficio o asignación recurrente. Por ejemplo, si la empresa otorgara al empleado una cantidad fija mensual por concepto de alimentación, transporte o viáticos, estaríamos hablando de un pago adicional a su salario que podría tener un tratamiento fiscal y de reporte diferente.

En este caso, sin embargo, no existe un pago fijo, mensual o recurrente. Se trata de un reembolso por gastos reales, específicos y comprobables, incurridos una sola vez por el empleado mientras realizaba una actividad solicitada por la empresa.

Por lo tanto, considero importante diferenciar un reembolso de gastos operacionales de una compensación o beneficio para el empleado. El hecho de que el reembolso se procese a través de la nómina es únicamente un mecanismo administrativo para devolver al empleado el dinero que previamente desembolsó; esto no cambia la naturaleza del pago ni lo convierte en compensación salarial.

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 En casos como el que especifica, el reembolso se sustenta en comprobantes para gastos menores (E43 o B13), sin que sea necesario reportarlo en la nómina; considerando que, en caso de hacerlo, estaría duplicando el gasto.

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